DAK Intermediairscollectief: Van afhankelijkheid naar eigen regie

De uitdaging

DAK had jarenlang gewerkt met een maatwerkapplicatie die functioneerde als het Centraal Klant Systeem (CKS). Dit systeem vormde de digitale voordeur voor alle aangesloten advieskantoren en hun medewerkers – in totaal zo'n 6000 gebruikers. Het systeem regelde identificatie, authenticatie en autorisatie, en zorgde voor naadloze toegang tot alle onderliggende applicaties.

Maar er waren problemen:

• De technologie was verouderd en kon niet meer worden onderhouden

• Er was geen geïntegreerd klantbeeld mogelijk

• DAK was volledig afhankelijk van externe partijen voor elke aanpassing

• Innovatie ging traag en was duur

“We hadden geen regie meer over onze eigen systemen,” vertelt Mark van Uffelen, IT-directeur bij DAK. “Elke wijziging betekende een extern project, lange doorlooptijden en hoge kosten. We wilden die cyclus doorbreken.”

De keuze voor Novulo

Na een zorgvuldig selectieproces koos DAK voor het Novulo-platform. Niet alleen vanwege de technische mogelijkheden, maar vooral omdat Novulo hen in staat stelde om zelf regie te nemen. Het platform bood een uitgebreide set aan herbruikbare componenten, en waar functionaliteit ontbrak, kon DAK's team die zelf ontwikkelen.

Maar er was één voorwaarde: DAK wilde dit zelf doen. Met hun eigen mensen.

Van training naar live in 9 maanden

Fase 1: Onboarding en training

Twee medewerkers van DAK kregen drie dagen per week intensieve training in het Novulo-platform. De Training gaf hen basiskennis van het platform. “Na de training hadden we het gevoel dat we de basis begrepen,” blikt een van de teamleden terug, “maar we hadden nog niet het gevoel dat we meteen volledig zelfstandig aan de slag konden. Dat kwam pas echt tijdens het bouwen zelf.”

Fase 2: Bouwen en leren

‍Het echte leren begon toen het team aan de slag ging met het samenstellen van de applicatie. Het project werd opgezet met duidelijke mijlpalen.

De scope was helder: een complete vervanging van het CKS-systeem. Het zou de centrale toegangspoort worden voor alle DAK-systemen, met koppelingen naar vijf verschillende leveranciers. Voor de 6000 gebruikers moest het verschil onzichtbaar zijn – ze zouden alleen op een andere manier inloggen, maar verder moest alles naadloos werken.

Tijdens het samenstellen van de applicatie bleek dat ongeveer 95 procent van de benodigde functionaliteit al beschikbaar was in het platform, via de Novulo Store. Maar voor die laatste 5 procent – specifieke integraties en functionaliteiten – moesten nieuwe componenten worden ontwikkeld.  

“We waren positief verrast door hoeveel er al kant-en-klaar was,” zegt Mark, “maar bepaalde technologieën die we nodig hadden voor de koppelingen naar andere platforms moesten nog worden gebouwd. Dat heeft de doorlooptijd flink beïnvloed – niet alleen door de bouw zelf, maar ook door het regelen van alle randvoorwaarden. Qua technologische impact was het uiteindelijk maar een klein percentage van de totale oplossing.”

Het mooie was: de nieuwe componenten die DAK's team ontwikkelde, werden toegevoegd aan het platform en zijn nu ook beschikbaar voor andere Novulo-gebruikers.

Fase 3: Voorbereiding en transitie  

De voorbereiding op de go-live was cruciaal. Dit was tenslotte de voordeur van DAK – als dit niet werkt, krijgen de leden geen toegang tot het aanbod van DAK. En met 1500 kantoren die ook bij de concurrentie kunnen shoppen voor hun producten, was falen geen optie.

Door heldere communicatie vooraf over de nieuwe manier van inloggen, verliep de transitie soepel. De uitrol gebeurde in twee golven in plaats van één grote bang. Dat gaf ruimte om te leren van de eerste groep voordat de rest volgde.

De resultaten

Op 1 november 2025 ging de nieuwe applicatie live. De belangrijkste resultaten:

Technisch:

• Een stabiele, toekomstbestendige applicatie die de oude, verouderde technologie vervangt

• Naadloze integratie met alle bestaande systemen en leveranciers

• 95% hergebruik van bestaande Novulo-componenten, 5% nieuwe ontwikkeling

• Succesvolle uitrol naar 1500 kantoren en 6000 gebruikers

Organisatorisch:

• Volledige regie over de applicatie, DAK bepaalt zelf wat er gebeurt

• IT-team is zelfredzaam en kan zelf doorontwikkelen

• Geen afhankelijkheid meer van externe partijen voor aanpassingen

• Korte doorlooptijden voor nieuwe functionaliteit

Menselijk:

• Hogere medewerkerstevredenheid binnen IT

• Team kan nu experimenteren en interessanter werk doen

• Van uitbesteden naar zelf doen en leren

“Ik ben vooral blij om te zien hoe ons team dit nu zelf doet,” zegt Mark. "Ze pakken dingen zelf op, doen experimenten, en leveren werk waar ze trots op kunnen zijn. Dat is voor ons een groot pluspunt.”

De toekomst

Met de basis op orde, kijkt DAK nu naar het volgende project: het 360-graden klantbeeld. Dit was altijd het uiteindelijke doel: alle klantdata uit verschillende bronnen samenbrengen, ontdubbelen, ordenen en toegankelijk maken. Zo kunnen adviseurs en DAK-medewerkers straks precies zien welke klant welke producten heeft, bij welke adviseurs, en waar kansen liggen.

Deze fase is nu mogelijk omdat de fundamenten goed staan. Data kan nu systematisch naar Novulo worden gebracht en gestructureerd beschikbaar worden gemaakt.

Terwijl dit project al loopt onderzoekt DAK welke andere functionaliteit van externe systemen naar Novulo kan worden gemigreerd. Denk bijvoorbeeld aan de administratie van contributie en abonnementsgelden van de coöperatieleden.

“We zien steeds meer mogelijkheden," zegt Mark. “Nu we het platform beter kennen en zien wat het kan, ontstaan er nieuwe ideeën. Dat is precies waar we naartoe wilden: wendbaarheid en de ruimte om te innoveren.”

Learnings: wat zou je anders doen?

Terugkijkend, wat zou het team anders aanpakken? “De tijdlijn had realistischer gemoeten,” zegt het team eerlijk. “We hadden als doel om de nieuwe applicatie in drie maanden te realiseren, maar dat was te ambitieus. Doordat we nieuwe componenten moesten ontwikkelen hebben we meer tijd nodig gehad. Maar negen maanden is eigenlijk nog steeds heel erg snel.”

Wat goed ging:

• De begeleiding door Novulo was uitstekend. Alles in goed overleg, snel schakelen, goed ondersteunen waar nodig.

• De aanpak met eigen mensen werkte. Het team is nu echt eigenaar van de applicatie.

• Learning on the job bleek effectief.

• De communicatie naar gebruikers was tijdig en helder.

De samenwerking

Zowel DAK als Novulo blikken positief terug op de samenwerking.  

“Novulo heeft goed op onze situatie ingespeeld,” vertelt het DAK-team. “Ze waren flexibel, dachten mee, en sprongen bij waar nodig zonder het van ons over te nemen. Dat was precies de balans die we zochten.”

Frank Wille, CEO van Novulo: “Dit project laat precies zien waar we voor staan: organisaties in staat stellen om zelf regie te nemen over hun digitale toekomst. Het DAK-team heeft laten zien dat je met de juiste begeleiding en een goed platform snel zelfredzaam wordt. We kijken uit naar alles wat ze hierna gaan bouwen.”

Conclusie: van afhankelijkheid naar eigen regie

Het verhaal van DAK is er een van transformatie. Niet alleen technologisch – van oude naar nieuwe technologie – maar vooral organisatorisch. Van afhankelijk naar zelfredzaam. Van uitbesteden naar zelf doen. Van beperking naar mogelijkheden. En misschien wel het belangrijkste: van een IT-team dat opdrachten uitvoert, naar een team dat experimenteert, innoveert en zelf bepaalt waar de organisatie naartoe gaat.

“We hebben nu de basis,” vat Mark samen. “Een solide platform, een team dat weet hoe het werkt, en de vrijheid om te doen wat nodig is. Nu begint het echte werk: innoveren, optimaliseren, en waarde creëren voor onze kantoren en hun klanten."

‍