Oostendorp Muziek liep steeds vaker tegen de beperkingen van een verouderd ERP-systeem aan. De retailer moderniseert nu het gehele IT-landschap met het composable platform Novulo.

‍

Oostendorp Muziek is dé specialist in piano's, vleugels, keyboards en orgels. Het Nederlandse bedrijf verkoopt alle bekende merken, maar maakt ook zelf innovatieve producten zoals digitale piano’s in een klassieke kast. Daarnaast biedt Oostendorp Muziek een breed scala aan diensten op het gebied van toetsinstrumenten: van advies, stemmen en reparatie tot taxatie, verhuur en verhuizing. Kortom, Oostendorp Muziek is de droom van elke pianoliefhebber.

Verouderd ERP-systeem

Ruim 10 jaar geleden implementeerde het bedrijf een ERP-systeem op maat. Op dat moment een logische keuze, want standaardsoftware sloot niet goed aan op de unieke processen. Toch waren hier ook nadelen aan verbonden. “Vanaf het begin was er veel maatwerk nodig, wat ons afhankelijk en kwetsbaar maakt”, vertelt Wouter Raidt, operationeel coördinator bij Oostendorp Muziek. “Ook is het ERP-systeem zeer lastig te koppelen met andere bedrijfsapplicaties.”

‍

Gevolg: een versnipperd IT-landschap en omslachtige bedrijfsprocessen. Raidt illustreert dit aan de hand van een voorbeeld. “Onze pianostemmers maken gebruik van een app die processen zoals planningen en facturatie stroomlijnt. Dat is handig voor hen én voor de klant. Maar deze app kun je niet koppelen aan het ERP-systeem. Daardoor moet onze administratie-afdeling handmatig pinbonnetjes verwerken en facturen opnieuw opmaken. Dat is allemaal dubbel werk.”

Pleisters en workarounds

Het ERP-systeem is niet het enige punt van zorg. “Onze productinformatie staat verspreid over verschillende systemen”, zegt Raidt. “Zo werkt de marketingafdeling met een ander systeem dan de inkoopafdeling. Als je bijvoorbeeld een prijs aanpast, moet je dat in meerdere systemen doen. Dit is een tijdrovend en foutgevoelig proces. Ook wordt er soms verkeerde informatie op de website getoond. We lossen dit altijd netjes op voor de klant, maar het blijft vervelend.”

‍

“Wij willen onze klanten de ultieme ervaring bieden”, vervolgt de operationeel coördinator. Dat lukt uitstekend, gezien de bijna perfecte beoordeling die Oostendorp Muziek op Trustpilot krijgt. “Maar het huidige IT-landschap werkt ons wel tegen. We zijn continu bezig met pleisters plakken en workarounds bedenken om het toch maar voor elkaar te boksen. Dit zorgt voor veel frustratie onder de medewerkers. Dat was ook een belangrijke reden om onze IT-omgeving te vernieuwen.”

Composable platform

Na een zorgvuldig selectietraject koos Oostendorp Muziek voor het composable platform van Novulo. Raidt: “Een standaardpakket past nog steeds niet bij ons bedrijf en we wilden niet weer een ERP-systeem met veel maatwerk. Bovendien sprak de modulaire aanpak van Novulo ons erg aan. Met dit platform configureer je een systeem aan de hand van kant-en-klare componenten die goed met elkaar communiceren. Ook integraties met andere systemen zijn eenvoudig te realiseren.”

‍

Raidt ziet Novulo als de nieuwe ‘ruggengraat’ van Oostendorp Muziek. “Op termijn willen we dat alle kritische processen via Novulo lopen en dat elke afdeling met dit platform werkt. De exacte roadmap zijn we nog aan het opstellen, maar we beginnen in ieder geval met de ontwikkeling van een nieuw ERP-systeem.“

Fundament voor groei

De operationeel coördinator heeft hoge verwachtingen van het nieuwe systeem. “We hebben straks een single source of truth voor de hele organisatie. Inefficiënte processen via e-mail en Excel-lijstjes maken plaats voor uniforme, strakke digitale workflows waarbij taken zo veel mogelijk geautomatiseerd worden. Met als resultaat een nóg betere klantervaring en een fijnere manier van werken voor onze medewerkers. Precies het fundament wat wij nodig hebben om door te groeien.”

‍